17. maj 2020

Det kan have konsekvenser, hvis du glemmer at fortælle kollegerne hvad du laver

DATALOGI

Efter Corona-nedlukningen overgik meget af Danmark nærmest natten over fra en fysisk til en virtuel arbejdsplads. Men det kræver dog mere af os at få samarbejdet til at fungere, når vi ikke er fysisk sammen. Eksempelvis er det helt centralt, at vi ved, hvad vores kolleger har gang i for ikke at arbejde i forskellige retninger og skabe dårligere resultater, lyder det fra professor Pernille Bjørn fra Københavns Universitet.

Mand siddende foran computer. Han arbejder hjemme.
Det kræver en ekstra aktiv indsats fra den enkelte medarbejder at opdatere kollegerne på, hvilke opgaver, man sidder med på hjemmekontoret. Foto: Getty

Den henkastede sætning over bordet om, hvordan det går med opgaven, den hurtige snak ved kaffemaskinen eller opdateringen af white boardet på kontoret, er blevet mere besværlig og erstattet af såkaldte ’kollaborative teknologier’. Nu ’Skyper’ eller ’Zoomer’ vi hjemmefra og bevarer overblikket over opgaver gennem forskellige digitale systemer.

Men fælles for alle IT-værktøjerne er, at de ofte ikke af sig selv producerer den synlighed omkring vores fælles arbejde, som man automatisk får ved fysisk at omgås kolleger og samarbejdspartnere. Det kræver derimod en ekstra aktiv indsats fra den enkelte medarbejder konstant at opdatere kollegerne på, hvilke opgaver, man sidder med.

Og det kan være svært i det lange løb, mener professor Pernille Bjørn fra Datalogisk Institut på Københavns Universitet. Hun har gennem en årrække forsket i brugen af teknologier, der skal gøre det lettere for os at samarbejde om arbejdsopgaver og er til daglig viceinstitutleder for forskning og forsker i sektionen ’Human-Centred Computing’.

”Når vi ikke længere kommer på samme kontor, mister vi nemt følingen med, hvad der sker på arbejdspladsen og hvad vores kolleger har gang i, medmindre vi eksplicit giver udtryk for vores aktiviteter over for hinanden virtuelt. Men det kræver ekstra arbejde og tager tid fra kerneopgaven, for vores teknologier producerer ikke synligheden af sig selv, som når vi uden at tænke over det videndeler på den fysiske arbejdsplads,” siger Pernille Bjørn.



Risiko for dårligere resultater

Professoren refererer til nogle af hendes egne studier (se i bunden) af, hvordan globale softwareudviklere og ingeniører samarbejder om projekter over store afstande gennem forskellige IT-platforme, der reducerer besværet med at videndele og koordinere. Her viste det sig bl.a., at det primært var i de tætkoblede samarbejder, hvor folk investerede tid og energi i at synliggøre, hvad de arbejdede med at der var størst succes med at samarbejdet hver for sig.

”Der en stor sandsynlighed for, at du ikke gør dig alt det ekstra besvær, der skal til for at synliggøre dit arbejde til kollegaer, hvis du ikke er direkte afhængige af dem i dit individuelle arbejde. Det giver en større risiko for, at man som gruppe eller afdeling mister fælles forståelse og begynder at arbejde i forskellige retninger og derved får dårligere resultater i det lange løb,” siger Pernille Bjørn.

Hun peger særligt på de større, komplekse opgaver eller projekter, som en udfordring i forhold til at skabe tilstrækkelig synlighed, når man arbejder hver for sig.

”Der findes mange eksempler på store projekter inden for global softwareudvikling, der er gået galt, fordi medarbejderne ikke har investeret tid nok i at synliggøre deres arbejde, og kollegerne derfor ikke har kunnet handle derefter,” siger Pernille Bjørn.

Smug-spisning og multitasking er ikke holdbart

Men uendelige møder og overdreven synlighed omkring, hvad vi laver, er heller ikke vejen frem. For vi skal stadig have tid til vores kerneopgaver. Derfor handler det både om at balancere antallet af møder og finde de teknologier og IT-platforme, der passer til gruppens behov. 



”Forleden dag havde jeg selv møder fra klokken 9 til 19, og jeg måtte sidde og både spise og arbejde samtidig for at nå mine opgaver, og det er ikke holdbart i længden, ” siger Pernille Bjørn og tilføjer:

”Man skal overveje, hvad man kan gøre, så folk har mulighed for at følge med og dele viden om, hvad de laver samtidig med, at de selv har mulighed for at arbejde. Her kan teknologier, hvor den enkelte selv kan bestemme hvornår man har tid og overskud til at følge med i kollegaers opdateringer være en god mulighed,” siger hun.

Derudover er der ofte brug for faste ugentlige interaktioner både i forhold til mindre teams men også i forhold til større møder med f.eks. hele afdelingen. Hun er overbevist om, at Corona-krisen kommer til at betyde, at vi i fremtiden kommer til at samarbejde langt mere online, end vi har gjort tidligere.

”Jeg tror der kommer mange flere online møder efter nedlukningen er slut, fordi det i nogen situationer er en nemmere og hurtigere form for interaktion, der ikke inkluderer transport – og det betyder at vi kan spare tid og ressourcer. Men samtidig er den fysiske interaktion vigtigt for os som mennesker og samfund, og derfor skal beslutninger om fysiske frem for virtuelle møder ikke kun fokusere på ressourcer, men også på os som mennesker,” siger hun.

Studier:
Bjørn, P. and O. Ngwenyama (2009). "Virtual Team Collaboration: Building Shared Meaning, Resolving Breakdowns and Creating Translucence." Information Systems Journal 19(3): 227-253.

Lindekilde, R. and P. Bjørn (2016). "Transforming perceptions of presence: Reporting from an action research project." International Journal of Systems and Society 3(1): 16.

Bjørn, P., M. Esbensen, R. E. Jensen and S. Matthiesen (2014). "Does distance still matter? Revisiting the CSCW fundamentals on distributed collaboration." ACM Transaction Computer Human Interaction (ToChi) 21(5): 1-27.